Prozessbeschreibung / Richtlinie zur Bearbeitung eingehender Beschwerden; Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach § 8 LkSG
Präambel
Das DZNE legt großen Wert auf die Einhaltung von Recht und Gesetz sowie der unternehmensinternen Richtlinien. Um Verstöße möglichst frühzeitig festzustellen, wurde ein Compliance-Management-System (CMS) eingerichtet, welches sich auch auf die Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) erstreckt.
Das LkSG regelt unternehmerische Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen sowie von umweltbezogenen Risiken in Lieferketten und verpflichtet u.a. zur Einrichtung eines diesbezüglichen Beschwerdeverfahrens. Die Funktion bzw. Aufgabe der Beschwerdestelle im Sinne des § 8 LkSG nimmt ein Rechtsanwalt wahr, der zugleich mit dem Aufbau und dem Betrieb einer internen Meldestelle im Sinne des § 14 Abs. 1 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) betraut ist.
Ziel des DZNE ist es, die Anforderungen des LkSG umzusetzen und Hinweisen bzw. Beschwerden zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken sowie Verletzungen von menschenrechts- und umweltbezogenen Pflichten in der DZNE-Lieferkette fair und angemessen nachzugehen. Um Verletzungen der Pflichten nach LkSG frühzeitig zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten, hat das DZNE einen zentralen Beschwerdeprozess etabliert.
Diese Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren des DZNE nach dem LkSG orientiert sich an der Handreichung „Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz“, herausgegeben vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).
A. Wer ist für die Entgegennahme von Beschwerden sowie Hinweisen in der DZNE-Lieferkette zuständig?
Herr Rechtsanwalt Stephan Rheinwald bekleidet die Position der Beschwerdestelle i.S.d. § 8 LkSG und nimmt Beschwerden sowie Hinweise unter den genannten Kontaktdaten entgegen.
B. Details zum Ablauf des Beschwerdeverfahrens
I. Wer kann einen Hinweis bzw. eine Beschwerde abgeben?
Diese Verfahrensordnung richtet sich an Beschäftigte des DZNE, Beschäftigte bei unmittelbaren Zulieferern des DZNE, Kunden und Vertragspartner des DZNE sowie sonstige Dritte (Hinweisgebende).
II. Welche Beschwerden und Hinweise werden bearbeitet?
Über das LkSG-Beschwerdeverfahren kann auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten im Sinne des LkSG hingewiesen werden, die im Geschäftsbereich des DZNE oder eines unmittelbaren Zulieferers bestehen.
III. Über welche Meldekanäle können Hinweise gemeldet bzw. Beschwerden eingereicht werden?
Hinweisgebende Personen haben die Möglichkeit, Beschwerden sowie Hinweise unter nachstehenden Kontaktdaten bei der Beschwerdestelle des DZNE einzureichen.
Compliance Officer Services Legal
Rechtsanwalt Stephan Rheinwald
Telemannstraße 22
53173 Bonn
+49 228 35036291
+49 171 7722906
s.rheinwald(at)cos-legal.eu
Für die Einreichung von Beschwerden sowie Hinweisen entstehen Hinweisgebern keine Kosten oder Gebühren. Alle Angaben werden vertraulich behandelt.
IV. Was passiert nach der Abgabe einer Beschwerde?
1. Allgemeine Grundsätze
Die Bearbeitung der Hinweise und deren Untersuchung wird fair, objektiv und unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebenden durchgeführt.
Die anwendbaren Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in ihrer jeweils gültigen Fassung werden eingehalten.
Die vom DZNE mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen handeln unparteiisch. Sie sind bei der Erfüllung ihrer Aufgabe unabhängig, nicht an Weisungen gebunden sowie zur Verschwiegenheit verpflichtet.
2. Eingangsbestätigung
Der Eingang einer Beschwerde sowie eines Hinweises wird von der Beschwerdestelle dokumentiert und dem Hinweisgebenden gegenüber spätestens nach sieben Tagen bestätigt (schriftliche Eingangsbestätigung).
Im Rahmen der Eingangsbestätigung wird der Hinweisgebende auch über die nächsten Schritte, den zeitlichen Verlauf des Verfahrens und auf seine Rechte in Bezug auf den Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund des Verfahrens oder der Nutzung anderer formeller Beschwerdeverfahren informiert.
Im Fall einer anonymen Beschwerde ohne Benennung von Kontaktdaten entfällt der Versand einer Eingangsbestätigung.
3. Prüfung der Beschwerde
Die Beschwerdestelle führt eine Stichhaltigkeitsprüfung durch, d.h. es wird geprüft, ob der eingehende Hinweis – als zutreffend unterstellt – tatsächlich eine Verletzung menschenrechtlicher und umweltbezogener Sorgfaltspflichten gemäß LkSG darstellen würde. Hierzu werden, wenn möglich, Rückfragen beim Hinweisgeber gestellt und unter Einbeziehung des DZNE eine erste Grobrecherche durchgeführt.
Im Falle fehlender Stichhaltigkeit erhält die hinweisgebende Person eine Begründung der negativen Feststellung.
4. Vorschlag zur Vorgehensweise
Wenn der Hinweis stichhaltig ist, macht die Beschwerdestelle gegenüber dem DZNE einen Vorschlag zum weiteren Vorgehen.
Bei der Erarbeitung des Vorschlags wird auch der Hinweisgebende – soweit aufgrund des Sachverhalts geboten – einbezogen.
Gesetzliche Vorgaben insbesondere von DSGVO, BDSG und die Frage der Betroffeneninformation werden im Rahmen des Vorschlags geprüft und berücksichtigt.
5. Untersuchung
Der Sachverhalt wird durch die Beschwerdestelle des DZNE, durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder durch eine sonstige dritte Person, die vom DZNE beauftragt wird, untersucht. Um ein besseres Verständnis für den Sachverhalt zu gewinnen, wird der Sachverhalt – soweit zur weiteren Sachverhaltsaufklärung sinnvoll und geboten – mit der hinweisgebenden Person erörtert.
Soweit dies geboten ist, wird ein Untersuchungsbericht erstellt, der nicht nur das Ergebnis, sondern auch zu ergreifende Maßnahmen beinhalten soll.
Der Vorschlag zur Abhilfe wird im Austausch mit der hinweisgebenden Person erarbeitet.
6. Prüfungsergebnis
Über das festgestellte Untersuchungsergebnis und die zu ergreifenden Maßnahmen erfolgt ein Beschluss des DZNE.
Stellt das DZNE fest, dass die Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder einer umweltbezogenen Pflicht in seinem eigenen Geschäftsbereich im Inland bereits eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, wird das DZNE unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen ergreifen, die zu einer Beendigung der Verletzung führen. Werden Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten bei einem Zulieferer bestätigt, werden geeignete Folgemaßnahmen im Einzelfall getroffen.
Auf Wunsch wird das erzielte Ergebnis gemeinsam mit der hinweisgebenden Person evaluiert.
Die Überwachung der Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen erfolgt durch eine vom DZNE benannte Person.
Die Wirksamkeit der Abhilfemaßnahmen wird mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft.
7. Rückmeldung an den Hinweisgeber
Die Beschwerdestelle gibt Hinweisgebenden innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs des Hinweises/ der Beschwerde eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folge-/ Abhilfemaßnahmen sowie die Gründe für diese (soweit die hinweisgebende Person nicht bereits in die Erarbeitung von Maßnahmen einbezogen wurde).
Eine Rückmeldung an Hinweisgebende erfolgt allerdings nur insoweit, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
8. Muss man persönliche Nachteile bei einer Beschwerde befürchteten?
Hinweisgebende, die ihre Beschwerde nach bestem Wissen und Gewissen einreichen, werden im besonderen Maße vor Benachteiligungen und Bestrafungen geschützt. Sie müssen daher keine persönlichen Nachteile befürchten, wenn sie ihre Bedenken äußern oder um Rat fragen.
Auch nach Abschluss des Verfahrens ist es möglich und wünschenswert, den Kontakt zwischen Beschwerdestelle, DZNE und der hinweisgebenden Person aufrechtzuerhalten, um sicherzustellen, dass dieser nicht im Nachgang durch Vergeltungsmaßnahmen gefährdet wird.
9. Dokumentationspflicht
Die Untersuchungsergebnisse über die Verletzungen der Pflichten nach LkSG und die Folgemaßnahmen werden in einem internen Abschlussbericht dokumentiert. Die Dokumentation wird ab ihrer Erstellung mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt.
10. Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird vom DZNE mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft. Im Rahmen der Überprüfung wird unter anderem auch erhoben, inwieweit das Verfahren DZNE-intern bekannt ist.